Optimisez votre gestion documentaire électronique
Cette formation vous montrera comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la mettre en place, et la maintenir.
Grâce à une structure efficace, la collaboration entre tous sera nettement améliorée et la sécurité de vos documents sera renforcée.
Objectif : À la fin de cette formation, vous serez en mesure d’agir pour :
• Décider d’une stratégie d’implantation
• Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
• Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
• Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout - retrouver rapidement
• Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
• Organiser le classement et la mise en valeur des courriels pour tous
• Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
• Améliorer le travail collaboratif entre les employés
• Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisation
Public cible : Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront la démarche d’amélioration.
220,00 $
• Introduction et objectifs
• Principes des 5S
• Phase préparatoire : quels sont les besoins ?
• Quelle sera la portée des améliorations ?
• Établissement des balises (coût, durée, etc.)
• Préparation du dossier pour la direction
• Importance de faire participer le personnel et la direction
• Importance de l’information dans une entreprise
• L’avancement des technologies et la gestion documentaire
• Besoins les plus courants
• Notions générales en gestion documentaire
• 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
• Caractéristiques d’un document
• Comment concevoir un plan de classification efficace
• En quoi la classification électronique est-elle différente ?
• Une méthode de classification qui respecte le fonctionnement du cerveau
• Plan de classification orienté sur les processus internes
• Modèle de plan de classification pour faciliter la réflexion
• Comment nommer un document
• Comment gérer les versions
• Importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
• Gestion et classement avancés des courriels
• Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
• Nécessité d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
• Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
• Comment implanter les changements et les maintenir
Fiche technique
- Durée
- 4h00
Cette formation vous montrera comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la mettre en place, et la maintenir.
Grâce à une structure efficace, la collaboration entre tous sera nettement améliorée et la sécurité de vos documents sera renforcée.
Objectif : À la fin de cette formation, vous serez en mesure d’agir pour :
• Décider d’une stratégie d’implantation
• Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
• Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
• Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout - retrouver rapidement
• Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
• Organiser le classement et la mise en valeur des courriels pour tous
• Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
• Améliorer le travail collaboratif entre les employés
• Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisation
Public cible : Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront la démarche d’amélioration.